Ein guter Automatisierungs-Workflow ist kein einzelner Trick, sondern eine Kette aus vielen kleinen, langweiligen Entscheidungen — geokodieren, deduplizieren, validieren — die am Ende zusammen etwas Nützliches ergeben.
Bei BTS Intelligence nutzen wir selbst n8n für Aufgaben, die wir sonst manuell erledigen müssten. Ein gutes Beispiel dafür ist unser "BTS Leadscraper" — ein aktiver Workflow mit 37 Nodes, der Unternehmen in einer Region findet, ihre Website analysiert und die Ergebnisse für uns qualifiziert.
Der Kern: Der einzige manuelle Schritt ist ein Formular, mit dem eine Kampagne gestartet wird — Standort und Suchkriterien. Alles danach läuft automatisch: Suche, Abgleich mit bereits bekannten Leads, Website-Analyse, E-Mail-Validierung, KI-gestützte Einordnung und ein fertiger Report.
Ein Hinweis vorab: Wir beschreiben hier den Ablauf in seinen Schritten, nicht die genaue Werkzeug- und Anbieter-Kombination dahinter — das ist Teil unseres eigenen Aufbaus.
Schritt 1: Kampagne starten und Region absuchen
Der Workflow beginnt mit einem Formular-Trigger — hier wird eine neue Kampagne mit Standort gestartet. Der Standort wird zunächst geokodiert, danach bereitet der Workflow die eigentliche Suche vor und arbeitet einen Umkreis in mehreren Kreisen ab. Für jeden dieser Kreise wird eine externe Kartendienst-API nach passenden Unternehmen abgefragt, die Rohtreffer werden gesammelt und anschließend zu einheitlichen Lead-Datensätzen normalisiert.
Schritt 2: Nur wirklich neue Leads weiterverarbeiten
Bevor irgendetwas Aufwendiges passiert, liest der Workflow eine zentrale Tabelle mit bereits bekannten Leads und gleicht die neuen Treffer dagegen ab. Nur Unternehmen, die dort noch nicht auftauchen, durchlaufen die folgenden, deutlich aufwendigeren Schritte — das spart unnötige Website-Abfragen und hält die Datenbasis sauber.
Schritt 3: Website-Analyse pro Lead
Für jeden neuen Lead prüft der Workflow zunächst, ob überhaupt eine Website hinterlegt ist:
- Website vorhanden: Die Startseite wird geladen, relevante Unterseiten werden automatisch gefunden und ebenfalls geladen, anschließend werden die relevanten Daten daraus extrahiert.
- Keine Website: Der Lead wird über einen eigenen Pfad ohne Website-Analyse direkt weitergeführt.
Beide Pfade laufen anschließend wieder zusammen.
Schritt 4: Validieren, statt blind zu vertrauen
Bevor ein Lead als brauchbar gilt, durchläuft er eine Validierung und einen MX-Check — dabei wird technisch geprüft, ob die gefundene E-Mail-Domain überhaupt einen funktionierenden Mailserver hat. Das verhindert, dass offensichtlich unbrauchbare Kontaktdaten weiterverarbeitet werden.
Schritt 5: KI-gestützte Analyse und Speicherung
Für jeden validierten Lead wird anschließend eine Anfrage an ein KI-Sprachmodell aufgebaut und mit bewusstem Pacing (also zeitlich entzerrt, um die Anfragen nicht zu überlasten) verschickt. Das Ergebnis der Analyse wird zusammen mit dem Lead gespeichert.
Schritt 6: Report statt Datenfriedhof
Am Ende trägt der Workflow die neuen, qualifizierten Leads in die zentrale Tabelle ein, baut daraus einen Report und verschickt ihn per E-Mail. Parallel wird jeder Lauf in einem separaten Protokoll festgehalten — so lässt sich jederzeit nachvollziehen, wann welche Kampagne wie viele neue Leads gebracht hat.
Was bewusst noch nicht aktiv ist
Im Workflow ist bereits ein Baustein vorbereitet, der automatisch einen E-Mail-Entwurf zur Erstansprache anlegen würde — aktuell ist dieser Teil aber deaktiviert. Der Workflow endet also bewusst beim qualifizierten, gespeicherten Lead und dem Report. Die eigentliche Ansprache bleibt vorerst ein manueller Schritt, den wir bewusst nicht vollautomatisieren.
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FAQ
Verschickt der Workflow automatisch E-Mails an gefundene Unternehmen? +
Nein, aktuell nicht. Ein Baustein für automatisch erstellte E-Mail-Entwürfe zur Erstansprache ist im Workflow bereits vorbereitet, aber bewusst deaktiviert. Der Workflow endet aktuell mit dem qualifizierten, gespeicherten Lead und einem Report — die Ansprache bleibt ein manueller, bewusster Schritt.
Woher weiß der Workflow, welche Leads schon bekannt sind? +
Vor jedem neuen Durchlauf liest der Workflow eine zentrale Tabelle mit bereits gefundenen Leads und gleicht neue Treffer dagegen ab. Nur tatsächlich neue Unternehmen durchlaufen die aufwendigeren Schritte wie Website-Analyse und Validierung.