Bis vor rund vier Monaten haben wir wie viele andere Agenturen HubSpot als CRM genutzt. Heute läuft bei BTS Intelligence ein komplett selbst gebautes System — mit eigener Datenbank, gefüllt mit echten, aktuellen Kontakten.
Auf den Punkt: Der Wechsel war keine spontane Entscheidung gegen HubSpot als Produkt, sondern eine Reaktion auf ein Muster, das viele kennen: Jede zusätzliche Funktion kostet extra, während gleichzeitig Funktionen im Weg stehen, die man gar nicht nutzt. Wir wollten ein System, das genau das kann, was wir brauchen — nicht mehr und nicht weniger.
Das Problem war nicht HubSpot selbst
HubSpot ist ein solides, etabliertes Produkt — das stellen wir nicht infrage. Unser Problem lag woanders: Bei jeder weiteren Funktion, die wir gebraucht hätten, stand eine zusätzliche Zahlung im Raum. Gleichzeitig war die Oberfläche voll mit Funktionen, die für unseren Betrieb schlicht nicht relevant waren. Das Ergebnis war eine Unübersichtlichkeit, die sich mit der Zeit stärker bemerkbar machte als der eigentliche Funktionsumfang, den wir tatsächlich nutzten.
Drei Dinge gaben am Ende den Ausschlag:
- Kosten: Jede zusätzliche Funktion, die wir gebraucht hätten, war ein weiterer Posten auf der Rechnung.
- Datenschutz: Wir wollten genau wissen, wo und wie unsere Kontaktdaten verarbeitet werden — statt uns auf die Datenschutz-Architektur eines fremden Anbieters zu verlassen.
- Flexibilität: Ein System, das sich unseren eigenen Abläufen anpasst, statt dass wir unsere Abläufe an ein starres Produkt anpassen müssen.
Wie wir es gebaut haben
Das neue CRM basiert auf einer eigenen Datenbank und ist komplett custom entwickelt — kein Baukasten, kein Fremdsystem als Unterbau. Den Aufbau haben wir mithilfe von KI-Tools erledigt, in etwa zwei Wochen. Seitdem ist es im produktiven Einsatz: rund vier Monate, Stand heute, ohne dass eine Migration alter Daten nötig war — wir sind direkt mit echten, aktuellen Kontakten gestartet.
Zwei Wochen für ein CRM klingt nach wenig — und genau das ist der Punkt, den wir aus der Erfahrung mitnehmen: Ein System, das exakt auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist, muss nicht die Komplexität einer Enterprise-Plattform mitbringen. Es muss nur das können, was tatsächlich gebraucht wird.
Was das für Sie bedeutet
Wir erzählen das nicht, um zu sagen "bauen Sie sich alles selbst". Für viele Unternehmen ist eine fertige Lösung genau richtig. Aber die Frage lohnt sich: Zahlen Sie gerade für Funktionen, die Sie nicht nutzen — und fehlen Ihnen gleichzeitig Funktionen, die Sie eigentlich bräuchten? Genau dieses Muster hat am Ende unsere Entscheidung ausgelöst, und es ist ein Muster, das wir bei Kunden regelmäßig wiedererkennen.