Worum es geht: Nicht jeder Prozess gehört automatisiert — und das ist genauso wichtig wie zu wissen, welche es lohnt. Wer falsch priorisiert, verbrennt Geld und Vertrauen. Dieser Ratgeber zeigt die drei Kriterien, die jeden Prozess sortieren, listet typische Ja-Kandidaten und Nein-Kandidaten, und gibt Ihnen ein Selbst-Audit-Raster an die Hand, mit dem Sie in 30 Minuten Ihre eigene Prioritätsliste haben.
Die drei Kriterien — und warum sie zusammen kommen müssen
Ein Prozess eignet sich für Automatisierung, wenn alle drei der folgenden Kriterien zutreffen:
Kriterium 1: Häufigkeit
Wie oft fällt der Prozess pro Woche an? Faustregel: Unter 5× pro Woche ist die Hürde hoch, weil der Aufwand für Einrichtung schwerer wiederzuverdienen ist. Über 20× pro Woche ist nahezu immer ein Treffer. Im Bereich dazwischen entscheidet die Kombination mit den anderen Kriterien.
Kriterium 2: Regelhaftigkeit
Lässt sich der Prozess in „wenn-dann"-Logik beschreiben? Beispiel: „Wenn eine E-Mail von einem Lieferanten kommt und im Betreff 'Rechnung' steht, dann erfasse sie und ordne sie dem Lieferanten-Konto zu." Wenn ein Prozess 90 % der Zeit eindeutige Regeln folgt und nur 10 % Ausnahmen hat, ist er automatisierbar. Wenn jede Entscheidung „kommt drauf an" ist, eher nicht.
Kriterium 3: Datendigitalität
Liegen Input und Output in digitaler Form vor? Ein Workflow braucht einen digitalen Auslöser (E-Mail, Webformular, Datenbank-Eintrag, Scan) und ein digitales Ziel (CRM, Buchhaltung, Kalender, anderes System). Was nur auf Papier passiert oder nur in Köpfen liegt, muss erst digitalisiert werden — das ist Voraussetzung, nicht Teil der Automatisierung.
Konkrete Ja-Kandidaten — wo Automatisierung sich lohnt
| Prozess | Warum geeignet | Typische Branche |
|---|---|---|
| Belegerfassung & Vorkontierung | Sehr häufig, hoch standardisiert, Input + Output digital | Alle Branchen |
| E-Mail-Klassifikation | Mehrfach täglich, Regeln klar, Input digital | Dienstleister, Beratungen |
| Rechnungs-Erstellung | Wöchentlich, klare Logik, aus CRM/Stundenzettel speisbar | Handwerk, Dienstleister |
| Mahnwesen mit Stufen | Klare Fristen-Logik, kein Bauchgefühl nötig | Alle Branchen |
| Termin-Vorschläge an Kunden | Häufig, Kalender-Logik klar, Standard-Kommunikation | Dienstleister, Beratungen, Kanzleien |
| Angebots-Nachfass nach 3/7/14 Tagen | Häufig, klare Logik, hohe Verschwender-Rate | Vertrieb-orientiert |
| Exposé-Erstellung Immobilie | Standardisierte Pflichtangaben, KI-tauglich für Texte | Immobilienmakler |
| Dokumenten-Schwärzung DSGVO | Hochstandardisiert, KI für Entity-Erkennung gut | Makler, Kanzleien, Verwaltung |
| Bestell-Anfragen an Lieferanten | Bestandsgrenzen klar, Lieferanten-Logik bekannt | Handwerk, Handel |
| Bewertungs-Anfragen nach Abschluss | Einfache Zeit-Logik, Standard-Texte | Alle Service-Branchen |
Konkrete Nein-Kandidaten — wo Mensch besser bleibt
Genauso wichtig: zu erkennen, wo Automatisierung schadet statt nutzt. Hier sind sechs Prozesstypen, die wir aktiv abraten:
| Prozess | Warum NICHT geeignet |
|---|---|
| Erstgespräch mit Neukunde | Beziehungs-kritisch, Bauchgefühl entscheidet — Automatisierung wirkt kalt |
| Beschwerde-Eskalation | Emotionale Dimension, Eingriff der Geschäftsführung gewünscht |
| Vertragsverhandlungen | Verhandlungs-Logik, individuelle Konditionen, langfristige Beziehung |
| Mitarbeiter-Gespräche | Persönlich, vertraulich, kein Output für Standard-Workflow |
| Strategische Entscheidungen | Einmalig, Kontext-abhängig, keine wiederkehrende Logik |
| Kreative Inhalte mit Markenbindung | Tonalität, Markenkern, individuelle Note — KI als Werkzeug ok, nicht als Workflow |
Eine Ausnahme von dieser Liste: Einige der „Nein"-Prozesse profitieren von unterstützenden Automatisierungen drumherum — etwa wird ein Erstgespräch nicht automatisiert, aber die Terminkoordination, Vorbereitungs-Mail und Nachbereitung-To-do schon. Der Mensch macht das Gespräch, das System nimmt die Routine drumherum ab.
Welche Prozesse stehen bei Ihnen ganz oben — Ja oder Nein?
30 Minuten am Telefon — wir gehen Ihre 3–5 schmerzhaftesten Routinen durch und sortieren sie ehrlich nach den drei Kriterien. Sie bekommen eine klare Priorisierungs-Liste mit, ob Sie mit uns weitergehen oder nicht.
Kostenlos & unverbindlich · Direkt mit den Gründern · 30 Min.
30-Minuten-Selbst-Audit — Anleitung
So gehen Sie systematisch durch Ihre Verwaltung:
- Liste machen (5 Min): Notieren Sie 8–12 wiederkehrende Verwaltungs-Routinen. Schauen Sie in den Kalender Ihrer letzten 4 Wochen, was Sie immer wieder gemacht haben.
- Häufigkeit eintragen (5 Min): Pro Routine die Anzahl pro Woche. Schätzen Sie ehrlich, nicht zu konservativ.
- Regelhaftigkeit prüfen (10 Min): Pro Routine fragen Sie sich: „Könnte ich das in 5 wenn-dann-Regeln einem Praktikanten erklären?" Wenn ja → grün, wenn nein → gelb.
- Datendigitalität prüfen (5 Min): Liegt der Input (das, was den Prozess startet) digital vor? Wo geht das Ergebnis hin — auch digital? Wenn beides ja → grün.
- Sortieren (5 Min): Drei grüne Lichter und hohe Häufigkeit → Top-Kandidat. Weniger als drei oder geringe Häufigkeit → später angehen oder gar nicht.
Nach 30 Minuten haben Sie eine Liste von 3–5 echten Top-Kandidaten — und Sie können konkret in ein Erstgespräch mit einem Anbieter gehen.
Drei typische Fehlentscheidungen — und wie Sie sie vermeiden
Statt der schmerzhaftesten Routine wird die spektakulärste ausgewählt — z. B. ein KI-Chatbot für die Website. Klingt gut, aber: niedriger Frust-Faktor, oft unklare Erfolgsmetrik, geringe Häufigkeit echter Anfragen. Lieber zuerst die unsichtbare Routine, die täglich nervt.
Wenn die eigenen Mitarbeiter den Prozess unterschiedlich beschreiben („mache ich immer so" — drei Personen, drei Versionen), ist er nicht reif für Automatisierung. Lösung: erst den Prozess sauber dokumentieren, dann automatisieren.
Wer Automatisierung dort startet, wo das Personal Angst um den Job hat, schafft Widerstand statt Begeisterung. Lieber dort beginnen, wo eine echte Erleichterung erwartet wird — und die Erfolgsgeschichten dieser Erleichterung danach für sensitive Bereiche nutzen.
Häufige Fragen
Sollte ich vor der Automatisierung erst eine Prozesslandkarte erstellen lassen? +
Unter 50 Mitarbeitern fast nie. Eine Prozesslandkarte kann viel Geld kosten und liegt am Ende in der Schublade. Pragmatischer: das 30-Minuten-Selbst-Audit oben. Ab 100+ Mitarbeitern lohnt sich oft eine systematische Aufnahme, vor allem wenn mehrere Standorte oder Abteilungen betroffen sind.
Was, wenn ein Prozess heute komplett auf Papier läuft? +
Dann ist Digitalisierung der erste Schritt, Automatisierung der zweite. Konkret: Scan oder Foto am Eingang, Texterkennung, dann der Workflow. In der Praxis kann diese Doppel-Stufe in einem Projekt zusammengefasst werden — wichtig ist, dass Sie wissen, dass Sie für beides Investition planen.
Was halten Sie von „Wir automatisieren alles mit ChatGPT"-Versprechen? +
Wenig. ChatGPT ist ein Sprachmodell — ein nützliches Werkzeug für Texte und Brainstorming. Echte Workflow-Automatisierung braucht stabile Anbindungen, Fehlerbehandlung, DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Audit-Trail. „Alles mit ChatGPT" ist meist ein Hinweis, dass der Anbieter den Unterschied zwischen LLM und Workflow-Plattform nicht ernst genug nimmt.
Wie viele Prozesse sollte ich gleichzeitig angehen? +
Im ersten Schritt: 1–2 Prozesse. Wenn diese stabil laufen (nach ca. 4–6 Wochen), kommt die zweite Welle. Drei und mehr gleichzeitig führen zu Verwirrung in der Test-Phase und in der Lern-Phase der KI-Komponenten. Schrittweise ist schneller als alles auf einmal.
Was kostet so eine Priorisierung — können Sie das auch ohne Auftrag machen? +
Ja. Das 30-minütige Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich — Sie erhalten eine ehrliche Priorisierung Ihrer 3–5 Routinen, unabhängig davon, ob Sie danach mit uns weitergehen. Wenn ja, folgt binnen 48 Stunden ein Festpreisangebot für die ersten Workflows. Wenn nein, haben Sie eine Liste, mit der Sie auch andere Anbieter anfragen können.
Geschäftsführer & Gründer von BTS Intelligence. Berät Mittelständler in Bayern bei der Priorisierung von Automatisierungs-Projekten — mit dem Anspruch, auch „nein, lieber nicht" als ehrliche Antwort zu geben.