Was bestimmt den Preis
von Prozessautomatisierung? Faktoren-Check für KMU 2026.

Kurz gesagt: Pauschalpreis-Listen funktionieren bei Prozessautomatisierung nicht — jeder Betrieb hat andere Prozesse, Systeme und Sonderlogik. Aber: Der Preis folgt klaren Faktoren. Dieser Ratgeber zeigt die fünf Hebel, die den Preis bestimmen, wie BTS Intelligence kalkuliert, drei reale Projekt-Profile aus dem Mittelstand — und wann sich Automatisierung wirklich rechnet. Sie bekommen nach einer 30-minütigen kostenlosen Potenzialanalyse binnen 48 Stunden ein verbindliches Festpreisangebot, alles inklusive. In Bayern bis zu 50 % über den Digitalbonus förderfähig.

Wie BTS Intelligence den Preis bestimmt

Wer im Netz nach Preisen für Prozessautomatisierung sucht, findet meistens drei Antworten: „Hängt davon ab", „Auf Anfrage" oder Stundensätze ohne Stundenzahl. Das ist für Geschäftsführer im Mittelstand nicht hilfreich. Deshalb arbeiten wir mit einem klaren, vier-stufigen Modell — Sie wissen vom ersten Tag, was Sie bekommen und was es kostet:

So weiß jeder Kunde vom ersten Tag, was er bekommt und was es im Monat kostet — ohne Stundensatz-Überraschungen und ohne Zusatzaufwand für „Schnittstellen", „Wartung" oder „SLA-Erhöhungen".

Die fünf Faktoren, die den Preis bestimmen

Damit Sie selbst einschätzen können, wo Ihr Projekt landen wird, hier die fünf Stellschrauben — in der Reihenfolge ihres typischen Gewichts:

1. Anzahl der Prozesse — Ein einzelner Workflow (z. B. nur Rechnungsstellung) ist deutlich günstiger als 5 vernetzte Prozesse über mehrere Abteilungen.
2. Komplexität der Anbindungen — Eine Standard-Anbindung an DATEV, Outlook oder gängige CRMs ist Routine. Branchen-Spezialsoftware oder Legacy-Systeme erfordern Mehraufwand.
3. KI-Anteil — Reine Workflow-Logik (wenn-dann) ist günstiger als lernende KI-Agenten mit eigener Domänen-Anpassung (z. B. Beleg-Klassifikation, Mandanten-Anschreiben).
4. Volumen pro Prozess — 30 Belege/Monat vs. 3.000 Belege/Monat unterscheiden sich in API-Kosten, Hosting-Anforderungen und Robustheits-Niveau.
5. Sonderlogik — branchenspezifische Regeln (MaBV, DSGVO-Schwärzung, § 13b-Logik im Handwerk) und Eskalations-Workflows erhöhen den Implementierungs-Aufwand spürbar.

Im Erstgespräch klären wir mit Ihnen genau diese fünf Punkte — daraus entsteht das verbindliche Festpreisangebot binnen 48 Stunden.

Die drei typischen Projekt-Größen 2026

Aus der Praxis haben sich drei typische Projekt-Größenordnungen herauskristallisiert, die zu den meisten Unternehmen passen. Pro Größe ist der genaue Festpreis abhängig von den oben genannten Faktoren — kalkuliert wird im individuellen Angebot.

Stufe	Umfang	Go-Live	Typisches Profil
Einstieg	1 klar abgegrenzter Prozess (z. B. Rechnungswesen oder Angebotserstellung)	~2 Wochen	Kleinbetrieb · Solo-Unternehmer · erster KI-Schritt
Wachstum	2–3 vernetzte Prozesse (z. B. Angebot → Auftrag → Rechnung)	~4 Wochen	Mittlerer Betrieb · 5–25 Mitarbeitende · vernetzte Verwaltung
Unternehmen	4–6 Prozesse über mehrere Abteilungen vernetzt	~6 Wochen	Mehrere Standorte/Abteilungen · 25–100 Mitarbeitende
Individuell	Komplexe, branchen­spezifische Setups (z. B. mehrere Standorte, regulierte Branchen)	nach Absprache	Industrie · regulierte Branchen · Sondertopologien

Verbindlicher Festpreis individuell binnen 48 h nach Erstgespräch · alles inklusive · Mindestlaufzeit 3 Monate, danach monatlich kündbar · Treuerabatte bei 6/12 Monaten Laufzeit.

Was ist im Preis enthalten — und was nicht?

Ein häufiger Knackpunkt: Was kommt in der monatlichen Pauschale tatsächlich vor? Und welche Zusatzkosten lauern? Klare Antwort:

Wichtig: Diese Zusatzkosten werden im verbindlichen Festpreisangebot bereits transparent ausgewiesen — keine versteckten Posten, kein Aufschlag auf Drittanbieter-Lizenzen.

Drei Projekt-Profile aus der Praxis

Drei reale Größenordnungen aus laufenden Kundenprojekten — anonymisiert. Pro Profil sehen Sie, welche Faktoren den Preis treiben und welcher Wertbeitrag dem auf Kundenseite gegenübersteht.

Profil 1: Handwerksbetrieb mit 4 Mitarbeitern (Elektro/SHK)

Problem: Rechnungen werden zu spät gestellt, Mahnungen vergessen. Zahlungsverzug ist Regel statt Ausnahme.

Lösung: Vollautomatisches Rechnungs- und Mahnwesen — Rechnung raus, sobald Auftrag abgeschlossen ist; gestufte Mahnungen nach Fälligkeit.

Profil 2: Dienstleister mit 12 Mitarbeitern (Beratung)

Problem: Angebote schreiben dauert ewig, Follow-ups werden vergessen, Termine müssen ständig manuell koordiniert werden.

Lösung: Angebots-Generator aus CRM-Daten + automatisches Follow-up + Terminbuchung via Bot — drei vernetzte Prozesse.

Profil 3: Industrie-Zulieferer mit 30 Mitarbeitern

Problem: Bestellabwicklung, Reklamationen, internes Reporting — alles läuft über Excel, jeder macht es anders.

Lösung: Vernetzter Workflow über fünf Prozessbereiche, eigene KI-Agenten für Klassifikation und Reporting.

Vergleich: Interne Lösung vs. externer Dienstleister

Eine häufige Überlegung ist: „Können wir das nicht selbst bauen — oder einen Werkstudenten dafür beauftragen?" Die ehrliche Antwort lautet: Können Sie. Lohnt sich oft trotzdem nicht. Hier der Vergleich:

Aspekt	Intern (Werkstudent o. ä.)	Externer Anbieter (BTS Intelligence)
Setup-Zeit	8–15 Tage Einarbeitung, dann ~ 4 Wochen Bau	2–6 Wochen Go-Live
Direkte Personalkosten Setup	ca. 5.000–8.000 € (15–20 Std./Woche × 6 Wochen)	Inklusive in Monatspauschale
Laufende Wartung	Hängt an einer Person — Risiko bei Wechsel	Inklusive · Vertretung gesichert
DSGVO-Absicherung	Eigene Verantwortung — Dokumentation, Hosting	Standardmäßig DE-Hosting, AVV liegt vor
Förderfähigkeit	Eigene Personalkosten nicht förderfähig	Voll förderfähig im Digitalbonus Bayern
Skalierbarkeit	Begrenzt durch Verfügbarkeit der Person	Kapazität nach Bedarf erweiterbar

Fazit: Eine interne Lösung kann sich rechnen, wenn ohnehin entsprechendes Personal vorhanden ist. Für die meisten Mittelständler ist eine externe Lösung mit verbindlichem Festpreis aber schneller produktiv, weniger riskant und in Bayern voll förderfähig.

Wann lohnt sich Automatisierung — und wann nicht?

Wir sind ehrlich: Nicht jeder Prozess ist sinnvoll zu automatisieren. Hier eine kurze Faustregel:

Lohnt sich (klare Empfehlung)

• Prozess findet mindestens wöchentlich statt
• Ablauf ist klar strukturierbar (Wenn-dann-Logik)
• Mind. 2 Stunden Aufwand pro Woche dafür
• Aktuell hängen Folgeentscheidungen davon ab (z. B. Rechnung → Zahlungsfrist → Mahnung)

Lohnt sich (vorsichtig)

• Prozess ist seltener, dafür aber sehr aufwendig (z. B. Quartalsreports)
• Prozess ist häufig, aber sehr individuell (z. B. komplexe Angebote ohne klare Logik)
• Bestehende Software macht es teilweise schon — Erweiterung statt Neubau

Lohnt sich (eher) nicht

• Prozess passiert weniger als monatlich
• Erfordert sehr viel menschliche Einschätzung ohne erkennbare Regeln
• Ist primär Kundenkontakt, der vom persönlichen Charme lebt

Wir sagen ehrlich, wenn ein Prozess nicht für Automatisierung geeignet ist — auch wenn das gegen unser Geschäft spricht. Lieber zwei richtige Workflows als fünf halbe.

Wie sich der Preis im Lauf der Zeit entwickelt

Ein häufiger Einwand: „Was, wenn der Preis nach einem Jahr plötzlich steigt?" Klare Regelung:

• Preisgarantie für die Vertragslaufzeit — kein Aufschlag während der vereinbarten Periode (3, 6 oder 12 Monate)
• Bei Verlängerung — Preis bleibt, sofern der Leistungsumfang unverändert ist
• Bei Anpassung — wenn Sie Workflows erweitern wollen, transparente Aufpreis-Kalkulation, schriftlich vor Anpassung
• Inflations-Klausel — keine. Wir kalkulieren stabil über mehrere Jahre.

FAQ — die häufigsten Geld-Fragen ehrlich beantwortet

Was ist die absolute Untergrenze, mit der man starten kann? +

Festpreis individuell für einen klar abgegrenzten Prozess (Einstieg). Mit Gründerpartner-Rabatt 30 % auf die ersten 3 Monate (nur 4 Plätze verfügbar) und Digitalbonus Bayern (bis 50 %) lässt sich der effektive Eigenanteil deutlich senken.

Sind Updates und Anpassungen wirklich kostenlos? +

Routineanpassungen am bestehenden Workflow ja — wenn sich z. B. Ihre Rechnungsvorlage ändert oder Sie eine neue E-Mail-Adresse einbinden wollen. Komplette Erweiterungen (neuer Workflow, neue Schnittstelle) werden vor Umsetzung gemeinsam kalkuliert und schriftlich angeboten.

Was passiert, wenn ich monatlich kündige? +

Sie behalten die volle Dokumentation Ihrer Workflows — was bei Open-Source-basierten Lösungen wie unseren möglich ist. Damit könnte theoretisch ein anderer Dienstleister oder Sie selbst die Workflows weiterbetreiben. Wir bauen so, dass kein Vendor-Lock-in entsteht.

Wie schnell rechnet sich die Investition typischerweise? +

Bei realistisch ausgewählten Prozessen zwischen 2 und 6 Monaten. Beispiel: 3 Stunden Verwaltungszeit pro Woche × 60 € interne Stundenkosten × 4 Wochen = ca. 720 € Einsparung pro Monat — dieser Zeitwert trägt eine Einstiegs-Investition typischerweise schon im ersten Monat. Bei Rechnungs- und Mahnwesen-Workflows ist die Payback-Zeit oft sogar kürzer, weil zusätzlich Zahlungsausfälle reduziert werden.