Worum es geht: Jeder Handwerksbetrieb kennt es: Die Baustelle steht still, weil eine einzelne Schraube oder ein Profil fehlt. Der Geselle fährt zum Baumarkt — eine Stunde weg, der Bautag verloren. Dieser Ratgeber zeigt, wie Handwerksbetriebe Materialbestellung automatisieren: Bestandsüberwachung, Bestellungen an Lieferanten versenden, Lieferschein-Abgleich. Mit oder ohne Warenwirtschaft, mit Anbindung an Großhändler oder per E-Mail-Bestellung, und mit klaren Spielregeln für Lieferengpässe.
Das echte Problem ist nicht das Bestellen — es ist das Vergessen
Materialbestellung im Handwerk scheitert selten am Bestell-Akt selbst. Der Lieferant ist bekannt, die Bestell-Wege etabliert. Was schiefgeht, ist die rechtzeitige Auslösung einer Bestellung:
- Der Lagerist sieht nicht, dass nur noch 5 Profile da sind — und ein Auftrag bracht 30
- Die Bestellung wird vergessen, weil Donnerstag andere Themen wichtiger waren
- Mehrere Mitarbeiter denken, der jeweils andere bestellt — keiner tut es
- Saisonale Verbrauchs-Schwankungen werden unterschätzt
- Lieferzeiten sind unterschiedlich — was beim einen Lieferanten 2 Tage dauert, kann beim anderen 2 Wochen sein
Die Konsequenz: Baustopps, Mehrarbeit, frustrierte Kunden, teurere Kurzfristkäufe im Baumarkt. Eine automatische Bestandsüberwachung mit Bestell-Auslösung löst genau das.
Wie ein automatischer Bestell-Workflow konkret funktioniert
1. Bestandsführung — woher die Daten kommen
Für eine automatische Bestellung muss der Workflow wissen, was im Lager ist. Drei mögliche Quellen:
- Warenwirtschafts-System: Wenn Sie eine Warenwirtschaft nutzen (Lexware, Sage, Branchen-Lösungen), liest der Workflow den Bestand direkt aus der Datenbank.
- Lager-App auf Tablet: Der Lagerist scannt Material per Barcode beim Ein- und Ausgang. Auch hier ohne Warenwirtschaft möglich, mit einfacher App-Lösung.
- Pflege-Tabelle (Excel/Google Sheets): Bei kleinen Betrieben oft pragmatisch — eine einfache Tabelle mit Artikel, Bestand, Mindestmenge. Der Workflow pflegt sie automatisch durch Auftragsverarbeitung und Lieferschein-Abgleich.
2. Bestands-Logik mit Sicherheits-Puffer
Pro Artikel werden definiert:
- Mindestbestand: Bei welchem Stand wird bestellt
- Bestellmenge: Wie viel wird typischerweise nachgekauft
- Lieferzeit: Wie lange dauert die Anlieferung typisch
- Verbrauchs-Muster: Gibt es saisonale Spitzen (z. B. mehr Profile im Frühjahr)?
Bei wichtigen Materialien wird ein Sicherheits-Puffer ergänzt: Bestellung wird ausgelöst, sobald „aktueller Bestand minus erwarteter Verbrauch in Lieferzeit kleiner als Sicherheitsbestand" — nicht erst, wenn der Mindestbestand erreicht ist.
3. Lieferanten-Auswahl
Pro Material sind 1–3 Lieferanten in Prioritäts-Reihenfolge hinterlegt. Der Workflow nimmt automatisch den Vorzugs-Lieferanten. Sonder-Regeln möglich:
- Bei Bestellungen über bestimmten Mengen-Schwellen wechselt zu Lieferant 2 (besserer Großkunden-Rabatt)
- Bei Eilbestellungen wechselt zu Lieferant 3 (kürzere Lieferzeit, höherer Preis)
- Bei nicht-Lieferbarkeit beim Vorzugs-Lieferant wird Alternative geprüft
4. Bestell-Übermittlung
Je nach Lieferant unterschiedlich:
| Weg | Lieferanten-Typ | Was passiert |
|---|---|---|
| EDI / API | Große Großhändler (Elektro, SHK, Sanitär) | Bestellung wird direkt im System des Lieferanten angelegt |
| OXOMI / OFML | Branchenspezifische Standards | Strukturierter Bestell-Datensatz übermittelt |
| E-Mail mit PDF | Mittlere Lieferanten, regionale Anbieter | PDF mit Bestelldaten als Anhang an Bestell-E-Mail-Adresse |
| Web-Portal | Lieferanten ohne API mit eigenem Bestell-Portal | Workflow füllt Portal-Formular maschinell aus |
| Fax / Anruf | Sehr kleine, traditionelle Lieferanten | Nicht automatisierbar — Workflow bereitet Bestellung als Druck-Dokument vor, Sie versenden |
5. Wareneingang & Lieferschein-Abgleich
Wenn die Lieferung ankommt, wird der Lieferschein gescannt (oder fotografiert per Handy). Der Workflow liest Artikel und Mengen, vergleicht mit der Bestellung. Bei Abweichungen (zu wenig geliefert, falsches Material) wird das als Reklamation markiert. Bei Übereinstimmung wird der Bestand automatisch hochgesetzt und die Lieferanten-Rechnung kann für die Belegerfassung vorbereitet werden.
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Was sich für den Betrieb spürbar ändert
Der Workflow überwacht jeden Tag, niemand muss „dran denken". Die häufigste Ursache für Material-Engpässe verschwindet.
Notkäufe sind teuer und kosten Zeit. Mit korrekter Bestandsführung und rechtzeitiger Bestellung sinkt der Anteil drastisch — typisch von 15 % aller Käufe auf unter 3 %.
Wenn der Workflow Bestellungen sinnvoll zusammenfasst (statt alle 3 Tage eine Mini-Bestellung), erreichen Sie häufiger Großkunden-Schwellen und damit bessere Rabatte beim Lieferanten.
Jede Bestellung, jede Anlieferung, jede Abweichung wird protokolliert. Bei Reklamationen haben Sie Beweis-Material — was wurde bestellt, was geliefert, wann eingegangen.
Häufige Fragen
Wir haben über 5.000 Material-Artikel — müssen die alle aufgenommen werden? +
Nein, und das ist auch nicht sinnvoll. Erfahrungsgemäß machen die Top 200 Artikel 80 % des Verbrauchs aus — und genau dort entsteht der Stillstand. Mit den Top 200 anfangen, später erweitern. Niemand pflegt 5.000 Artikel manuell, das System auch nicht.
Was, wenn die Materialnummern beim Lieferanten anders sind als bei uns? +
Normalfall im Handwerk. In der Einrichtung wird pro Artikel eine Mapping-Tabelle gepflegt: interne Bezeichnung — Lieferant-A-Artikelnummer — Lieferant-B-Artikelnummer. Der Workflow setzt automatisch um. Bei Lieferanten-Wechsel wird auch die Artikelnummer mit gewechselt.
Können wir Bestellungen freigeben lassen, bevor sie rausgehen? +
Ja, vollständig konfigurierbar. Sie können definieren: Bestellungen unter einer Wert-Schwelle automatisch, alle größeren als Entwurf zur Freigabe. Auch nach Lieferant unterschiedlich (Lieferant A immer automatisch, Lieferant B immer mit Freigabe). Viele Betriebe starten mit Freigabe-Modus und gehen nach 4 Wochen Vertrauen in den Vollautomatik-Modus.
Was, wenn der Lagerverantwortliche in Urlaub ist? +
Genau dann zeigt sich der größte Wert. Der Workflow läuft unabhängig vom Lagerverantwortlichen weiter — Bestellungen werden ausgelöst, Lieferungen abgeglichen. Der Vertretende muss nur freigeben (wenn Sie diesen Modus haben), oder gar nichts tun (im Vollautomatik-Modus).
Können auch projektbezogene Material-Bestellungen automatisiert werden? +
Ja, das ist eine Erweiterung. Aus einem freigegebenen Angebot oder einer Aufmaß-Liste kann der Workflow die nötigen Materialien gegen den Lagerbestand prüfen und gezielt für den Auftrag nachbestellen — mit Bezug auf das Projekt, sodass die Buchhaltung später die Kosten zuordnen kann. Das ist meist die zweite Welle nach der Standard-Bestandsführung.
Geschäftsführer & Gründer von BTS Intelligence. Begleitet bayerische Handwerksbetriebe (Elektro, SHK, Maler, Schreiner, Kfz, GaLaBau) bei der Automatisierung von Materialwirtschaft und Bestell-Workflows — pragmatisch, mit Anbindung an Ihre bestehenden Lieferanten.