Handwerk & Gewerbe KI-Workflow Rechnungen Mahnwesen

Rechnung raus, Geld rein — ohne dass Sie etwas tun

Auftrag abgeschlossen — die Rechnung wird erstellt und versendet, ganz ohne Ihr Zutun. Danach überwacht das System den Zahlungseingang: kommt das Geld, wird der Mahnlauf gestoppt. Kommt es nicht, mahnt es selbstständig — in Stufen, mit passendem Ton.

  1. 1Abschluss
  2. 2Rechnung erstellen
  3. 3Versand
  4. 4Zahlungseingang prüfen
  5. 5Ergebnis
Auftrag A-2026-0412 Elektro · Altbauwohnung, 3 Zimmer
✓ Abgeschlossen
Kunde Thomas Berger Leistungszeitraum — Anzahlung erhalten 800,00 €
Doppelsteckdose setzen14 Stk. × 85,00 €
Lichtschalter setzen9 Stk. × 65,00 €
Deckenauslass + Leuchte installieren6 Stk. × 120,00 €
Leitungen verlegen (NYM-J 3×1,5)85 lfm × 28,00 €

So funktioniert's

5 Schritte, vollständig automatisiert

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Schritt 1
Abschluss
Auftrag wird als erledigt markiert — in der Handwerker-App, im CRM oder per E-Mail-Trigger.
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Schritt 2
Rechnung erstellen
Positionen, MwSt., Anzahlungsverrechnung und Fälligkeitsdatum werden automatisch berechnet.
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Schritt 3
Versand
PDF mit Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und Bankverbindung geht ohne Freigabeklick direkt an den Kunden.
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Schritt 4
Zahlungseingang prüfen
Jede Kontobewegung wird laufend mit Betrag und Verwendungszweck offener Rechnungen abgeglichen.
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Schritt 5
Ergebnis
Kommt das Geld, stoppt der Mahnlauf und der Kunde bekommt eine Bestätigung — sonst mahnt das System selbstständig in Stufen.
⚡

Sofort nach Abnahme

Kein Warten, kein manuelles Anlegen. Die Rechnung geht raus, sobald der Auftrag als erledigt gilt — automatisch und fehlerfrei.

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Anzahlungen verrechnet

Geleistete Anzahlungen werden automatisch abgezogen. Der verbleibende Betrag wird gesondert ausgewiesen — klar und transparent.

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Automatisches Mahnwesen

Bei Zahlungsverzug startet der Mahnprozess ohne manuellen Eingriff — 1. Erinnerung, Mahnung, Eskalation nach konfigurierbaren Fristen.

Praxisbeispiel

Elektriker: Rechnung in 0 Minuten nach Abnahme

Ein Elektriker schließt eine Baustelle ab und trägt in der App "Auftrag erledigt" ein. Früher hieß das: zurück ins Büro, Auftrag raussuchen, Rechnung in Word tippen, Rechnungsnummer vergeben, MwSt. berechnen, PDF erstellen, E-Mail schreiben — gut 30 Minuten pro Rechnung.

Mit dem automatisierten Workflow wird die Rechnung sofort erstellt und per E-Mail verschickt. Die geleistete Anzahlung wird automatisch verrechnet, das Fälligkeitsdatum gesetzt. Und wenn nicht gezahlt wird: Das Mahnwesen läuft von selbst.

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Schneller bezahlt — weniger offene Posten
Betriebe mit automatisierter Rechnungsstellung berichten von durchschnittlich 40 % kürzeren Zahlungszeiten — weil die Rechnung sofort kommt und das Mahnwesen konsequent greift.

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